社長から社員に会議の日時を知らせる場合、いまでは全員に同報メールを送るのが一般的になっていますが、そのときにうっかりして送るべき人がもれてしまうことがあります。
この問題には、あらかじめグループ別のメーリングリストを作成しておくという対応方法があります。
しかし、そのようにしてメールを送っても必ず相手に届くとは限りません。
パソコンやサーバーの具合が悪いこともありますし、本人が忙しくてメールを見なければそれまでです。
そこで、メールを送ったことで安心せず、重要な会議であれば改めて電話をかけるなどして確認することが大事になります。
「それなら最初から電話で連絡したほうがいい」とか、「FAXを使ったほうが確実だ」という人もいるかもしれません。
しかし、絶対に連絡ミスを起こさない方法はないのです。
したがって、どのような方法であれ、「連絡したらそれが伝わったことを確認する」。
これが連絡ミスを防ぐ基本です。
サッカーにたとえると、「連絡」はボールのパス回しのようなもの。
ボールを持ったメンバーが素早くチームメイトにパスを回す。
それを受けたチームメイトも別のチームメイトに素早いパスを出す。
こうして敵を翻弄し、迅速な攻撃を行ないます。