社長から部下への報告では、何を報告するかと同時に、どのように報告するかもとても重要です。
要領を得ない報告や憶測ばかりの報告は時間をロスし、業務の効率を低下させるだけだからです。
それでも本人から直接報告を受ければ、わからない部分を質問することができます。
しかし、最近多くなっているEメールを使った報告の場合はそういうわけにはいきません。
そこで、部下の指導に役立つように、Eメールで報告する際の文章の基本を、以下の3点にまとめてみました。
1.「5W1H」を考える
2.事実を客観的に伝える
3.結論、要点をハッキリさせる
まず、文章を書く基本といわれるのが「5WIH」です。
つまり、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)が文章の構成要素として入っていないと、理解不能な文章になってしまいます。
今後の課題とアクションのメモを送ります。
たとえば、部下が「月曜日の夕方、A社の部長と先方のオフィスで会うことになりました」という報告をしてきたとします。
この報告には「なぜ」と「どうする」が抜けていますから、このままでは社長は適切なアクションがとれません。