議は、組織としてはやらざるをえないものですが、できるだけ会議を減らすことが大事です。
通常、会議では何も決定することができません。
最終的には社長が決めますから、何かを決めるために会議をするのではありません。
会議の目的は、情報交換の場をたくさんつくることです。
そもそも会議で何かを決めようと考えるのは間違いです。
会議を始める時は、まず最初に社長が、「今日の会議はただの情報交換ですから、何も決定しません」と通達することです。
そうすれば、参加者は安心して発言でき、結果として情報交換が進むのです。
会議は、情報を共有するための情報交換の場所です。
会議でもうーつ大事なことは、会議は何回やってもいいですが、必ず定刻に始めなければいけません。
これだけでかなりのスピードアップになります。
ダメな組織は、必ず定刻よりも遅れて会議が始まります。
企業が今伸びているかいないかは、会議が定刻に始められるかどうかで決まります。
会議に遅れてくるのは必ず中間管理職で、「始めておいて」と、いいかげんなことを言います。
先に抜けるのはいいのですが、「先に始めておいて」と言うくらいなら、会議に最後まで出ないほうがましです。
会議を定刻に始めるだけで、会社の資産である時間は奪われずにすみます。
会議が遅れて始まれば、それだけで会社の資産が奪われることを認識しなければいけません。
「時間通りに始めるのはムリ」と言う人がいるかもしれませんが、要は習慣をつくれば簡単にできるようになります。
会議が遅れて始まることに対して、何の疑問も感じないようではいけません。
すぐれた会社では、会議は定刻通りに始まります。
たとえ10時からの会議でも、9時55分に人数がそろえば始めます。
会議はできるだけ早く終わらせよう、会議の回数を少なくしようとしても、指示を具体的にしないと、なかなかできません。
会議を減らすには、もし定刻通りに人がそろわずに会議を始めることができなければ、いったん解散して、仕切り直しをすることです。
会議を減らさない会社は、仕方なくモタモタと集まって、なかなか定刻に始まりません。
「今回は決定権者が遅れたので、次回またやりましょう」と言いますが、2回目をやる意味はありません。
これだけの頭数の人間が会議室に集まったら、(延べ人数)×(時間)にしていったいどれだけの損益を出すかというコスト計算の意識を持たなければいけません。
1人が仕事中にパチンコ屋でサボっているのなら、しょせんその人(1人)×(時間)のロスですから、まだいいのです。
ところが、会議ではムダな時間が発生します。
1人が5分遅れて30人が待たされるとすると、5分×30人で150分のロスになります。
場合によっては、1人の人間が、ーカ月サボってパチンコ屋に入り浸っているのと同じことが、短時間の会議で起こります。
時間は、最も有効な資本であり、資産です。
お金はコストですが、時間もコストであると同時に資産であるという意識を
持たなければいけません。
時間を高密度化することで強い組織をつくるのが、社長の仕事です。